Nejčastější problémy při nasazování digitálních technologií a jak je řešit

Digitální technologie se stávají čím dál více běžným vybavením polygrafických provozů. Mnoho firem ale stále nedokáže využít tato moderní zařízení naplno a často je používá pouze z hlediska nižších výrobních nákladů pro konkrétní zakázku. To je pochopitelně velká škoda, neboť se tím tiskárny připravují o nemalý zisk a nerozšiřují svůj okruh zakázek a zákazníků. V článku popíšeme základní problémy, které je nutno při nasazení těchto technologií vyřešit.

Stroje

K dnešnímu dni máme k dispozici širokou nabídku nejrůznějších technologií, ať už pro tisk, zušlechtění nebo dokončovací práce. Je tedy z čeho vybírat a zřejmě každý zákazník dokáže najít takový stroj, který nejlépe vyhovuje charakteru jeho provozu. Zde tedy problém zcela určitě nebude. Jediné, na co je potřeba si dát skutečně velký pozor, je výběr toho správného zařízení. Musíme si uvědomit především dvě věci. Tou první je, co mohu očekávat za efekt od pořízení laciného stroje s „legendárním“ argumentem poměru cena/výkon. Jestliže si koupím laciný stroj, tak jeho cena má zřejmě svůj důvod. Zpravidla se jedná o horší výstup, významnou ztrátu produktivity v reálném provoze a omezení škály produktů, které na něm mohu dělat. Navíc si takový stroj může pořídit naprosto každý a čím potom hodlám konkurovat ostatním? Druhou důležitou věcí je uvědomit si, že stroj kupuji s výhledem na několik let dopředu. Skutečně mám reálnou představu, co na něm budu za pět let tisknout? Profesionální zařízení kromě dlouhé životnosti a reálné kvality, nabízejí také vyšší univerzalitu pro tisk a výrobu rozličných typů zakázek a jsou připraveny na to, aby je bylo možno používat i pro tisk zcela nových produktů, o kterých se dnes domníváme, že je nikdy tisknout nebudeme. Toto platí stejně pro digitální tiskové stroje, ale také pro ty zušlechťovací a dokončovací. Ale stručně řečeno, stroje k dispozici jsou a jde jen o to vybrat si ten správný.

Provoz tiskárny

Tento článek je určen především majitelům klasickým tiskáren, kde jsou dosud zvyklí na to, že na jednom stroji udělají za den několik zakázek nebo také třeba pouze jednu, pokud se bude jednat o tisk například nějaké knihy či katalogu. Někdy se také na stroji tiskne zakázka většího rozsahu i několik dnů. Digitální tiskové stroje jsou ale schopny udělat několik zakázek za hodinu. To přináší zcela nové problémy do firemní administrativy. Je-li schopen stroj udělat několik zakázek za hodinu, tak to jsou za den desítky i stovky zakázek. Pro každou zakázku je nutno zajistit příslušný papír, je nutno vystavit fakturu pro zákazníka, vytištěnou zakázku zabalit a odeslat. Nyní si představte tuto situaci v reálném provozu vaší tiskárny. Jste schopni toto skutečně zvládnout? Pravděpodobně ne. A potom tu máme druhou stranu mince, kterou je příjem zakázek a tvorba nabídek. Jestliže má denní kapacita se několikanásobně zvýšila, znamená to, že musím hladové stroje něčím nakrmit. Je zřejmé, že ne každá nabídka se změní v objednávku. V praxi to tedy znamená, že na desítky objednávek denně bude nutné vytvořit stovky nabídek. Zvládne toto váš obchodní tým, který byl dosud zaměřen na komunikaci o větších zakázkách? Odpověď je jednoduchá, nezvládne.

Přestože se na první pohled každému zdá největším problémem při pořízení digitálního stroje, který model a od jakého výrobce má zvolit, opak je pravdou. Největším problémem je, jak transformovat stávající provoz na zcela jiné počty a objemy zakázek. Je jasné, že něco mohu vyřešit přijmutím dalších pracovníků, ale pominu-li fakt, že „lidé nejsou“, tak toto řešení je drahé a stejně nedokáže vyřešit celý problém.

Jak řešit problémy v obchodu

Pokud jmenujeme problémy, měli bychom nabídnout i řešení. Začneme tedy na začátku celého řetězce, tedy u příjmu zakázek a vytváření nabídek. Tady je jednoznačným řešením nasazení systému web2print. Bohužel tento termín zná každý polygraf, ale skutečně funkční web2print systém nemá u nás prakticky kromě výrobců fotoknih a několika málo výjimek prakticky nikdo. Bez tohoto řešení není ale možné ekonomicky nabízet tisk drobných zakázek, jakými jsou vizitky, letáky, přání.

Klasický obchodník musí rozšířit své znalosti a začít nabízet stávající klientela nové produkty, popřípadě varianty těch stávajících, které umožňují realizovat nové technologie. Především tedy tisk s využitím proměnných dat, různé varianty grafiky, průběžné dotisky a snížení zásob tiskovin na skladě pro zlepšení cash flow.

Infigo – web2print pro komerční tiskárny, umožňující kompletní příjem zakázek – ekonomický tisk drobných zakázek, jakými jsou vizitky, letáky, přání…

Jak řešit problémy v administrativě

Nasazením systému web2print mohu eliminovat mnoha administrativních úkonů. Zákazník si především sám vystaví celou objednávku, která je převedena do účetního systému tiskárny. Není tedy nutné nic zadávat. Zároveň zákazník připraví i data pro výrobu, které systém zkontroluje a do výroby se tedy dostává zakázka, která je v pořádku a obsahuje veškeré nutné informace pro výrobu. Tento systém zároveň vygeneruje i veškerou další dokumentaci nutno k expedici výrobku, tedy dodací list, fakturu a umožní objednat přepravu. Troufnu si říct, že do budoucna nebude výroba bez podobného řešení možná. Myslím, že většímu rozšíření těchto systémů brání to, že mnohé tiskárny v nich vidí pouze kreativní nástroj pro zákazníka, ale zapomínají na jeho administrativní schopnosti pro příjem zakázky, které jsou do budoucna zcela zásadní.

Jak řešit problémy ve výrobě

Výroba musí být skutečně plánována. Budu-li tisknout na klasickém ofsetovém stroji například knihu, tak do stroje naložím paletu papíru, tisknu, měním desky a nic moc nemusím řešit. Pokud je ale denní plán pro stroj řekněme 60 zakázek, tak je nutné optimalizovat všechny fáze výroby, aby se minimalizovaly výměny papíru, zjednodušila práce v dokončení a řezání. Firmy ve světě, které zpracovávají velké množství zakázek, používají častokrát jednu velikost krabic, protože tím výrazně zjednodušují celou logistiku. Ideální je, zúčastnit se dnů otevřených dveří, které občas tyto velké zahraniční tiskárny ve spolupráci s dodavateli pořádají a načerpat zde co nejvíce jejich praktických zkušeností.

Zdroj: printprogress.sk
Autor: Martin Bělík